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Kostenloser Check · 10 Minuten

Büro-Zeitfresser-Check

Wie viel Zeit kostet dich die Büroarbeit wirklich? Zwölf Tätigkeiten, eine ehrliche Schätzung, am Ende steht eine Zahl in Euro.

So funktioniert der Check

Denk an eine ganz normale Woche – keine Urlaubswoche, keine Katastrophenwoche.

Trag bei jeder Tätigkeit ein, wie viele Minuten sie dich und dein Team ungefähr kostet. Schätzen reicht völlig: Ehrliches Schätzen ist wichtiger als exakte Genauigkeit.

In der letzten Spalte gibst du den Nervfaktor an: 1 = stört kaum · 2 = nervt · 3 = nervt richtig

Teil 1

Wo geht die Zeit hin?

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Summe0 Minuten

Teil 2

Was kostet dich das?

Nicht jede Bürominute ist verschwendet: Angebote und Rechnungen müssen geschrieben werden. Doch in der Zeit, in der du suchst, abtippst oder hinterhertelefonierst, kannst du keine produktiven Leistungen abrechnen. Deshalb rechnen wir mit deinem Stundenverrechnungssatz.

A · Summe Minuten ÷ 60

0,0

Stunden pro Woche

B · A × 50 Arbeitswochen

0

Stunden pro Jahr

C · B × 60 €

0 €

pro Jahr

Beispiel:

420 Minuten pro Woche ÷ 60 = 7 Stunden

7 Stunden × 50 Wochen = 350 Stunden im Jahr

350 Stunden × 60 € = 21.000 € im Jahr

Das ist kein Geld, das du direkt „verlierst“ – aber es ist Zeit, die dir auf der Baustelle, bei der Kundenakquise oder für den Feierabend fehlt.

Teil 3

Wo fängst du an?

In Teil 1 sind automatisch markiert: die drei Zeilen mit den meisten Minuten (Top 3 Zeit) und alle Zeilen mit Nervfaktor 3 (nervt richtig). Die Tätigkeit, die in beiden Gruppen auftaucht, ist dein Startpunkt.

Trag in Teil 1 deine Minuten und Nervfaktoren ein, dann erscheint hier dein Startpunkt.

Stell dir dazu diese vier Fragen:

  1. Muss das überhaupt gemacht werden oder ist es reine Gewohnheit?
  2. Mache ich das doppelt? (einmal auf Papier, einmal am Rechner)
  3. Könnte das jemand anderes oder ein digitales System übernehmen?
  4. Würde eine feste Regel helfen? (fester Termin, definierte Ablage, einheitliche Vorlage)

Auswertung

Unter 3 Stunden pro Woche

Du bist bereits gut organisiert. Schau dir trotzdem die Zeilen mit Nervfaktor 3 an: Was nervt, bleibt auf Dauer oft liegen.

3 bis 6 Stunden pro Woche

Das ist der typische Wert für kleine Betriebe. Meist stecken zwei bis drei Routinen dahinter, bei denen Informationen doppelt erfasst oder gesucht werden. Genau hier lohnt es sich anzusetzen.

Mehr als 6 Stunden pro Woche

Das Büro ist bei dir fast ein zweiter Vollzeitjob. Hier lohnt es sich, grundlegende Abläufe zu prüfen: Wo liegen die Informationen, wer erfasst was und welche Aufgaben werden mehrfach erledigt?

Nächste Schritte

Checkliste: „In 10 Schritten zum digitalen Handwerksbetrieb“

Die klare Reihenfolge, mit der du dein Büro aufräumst, ohne dich zu überfordern.

Checkliste herunterladen (PDF)

15 Minuten mit mir

Wir werfen gemeinsam einen Blick auf dein Ergebnis und finden heraus, wo dein größter Hebel liegt. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

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